哈爾濱技師學(xué)院公文處理暫行辦法
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，為使學(xué)院公文處理工作規(guī)范化、制度化,、科學(xué)化,，提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，結(jié)合學(xué)院實際,，特制定本暫行辦法。
第二條 學(xué)院公文是學(xué)院在實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策,，落實上級指示,，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施,，請示和答復(fù)問題,，指導(dǎo)、布置和商洽工作,，報告情況,，交流經(jīng)驗的重要工具,。
第三條 公文處理是包括公文擬制、辦理,、管理,、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián),、銜接有序的工作,。
第四條 公文處理要堅持調(diào)查研究、實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),，逐步改善辦公條件,，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。行文要少而精,，注重效用,。
第五條 公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確,、安全,。公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、分辦,、傳遞,、催辦、核稿,、印制,、用印、清退,、立卷,、歸檔和銷毀。
第六條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律,、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,，確保國家秘密和學(xué)院秘密的安全。
第七條 學(xué)院黨政辦公室是學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu),，并分別負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)院各級黨政機(jī)關(guān)的公文處理工作,。黨辦、院辦配備專職人員,、各單位指定人員負(fù)責(zé)公文處理工作,。文秘人員應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)專業(yè)知識，有敬業(yè),、奉獻(xiàn)精神,，作風(fēng)正派,，恪盡職守,。
第二章 公文種類
第八條 學(xué)院常用公文種類主要有11種：
(一)決議 適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項,。
(二)決定 適用于對學(xué)院重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員,，變更或撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項,。
(三)通告 適用于公布校內(nèi)外各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(四)通知 適用于發(fā)布規(guī)章制度,，批轉(zhuǎn)下級部門的公文,，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,，傳達(dá)要求下級部門辦理和需要周知或者共同執(zhí)行的事項,，任免人員等。平行的和不相隸屬的單位之間傳達(dá)需要知道的事項也可用“通知”,。
(五)通報 適用于表彰先進(jìn),，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況,。
(六)報告 適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作,，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問,。
(七)請示 適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示,、批準(zhǔn)。
(八)批復(fù) 適用于答復(fù)下級單位的請示事項,。
(九)意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法,。
(十)函 適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,，向不相隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項,。
(十一)會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項,。
第三章 公文格式
第九條 學(xué)院公文一般由秘密等級和保密期限,、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,、發(fā)文字號,、簽發(fā)人、標(biāo)題,、主送機(jī)關(guān),、正文、附件說明,、成文日期,、印章、附注,、附件,、主題詞,、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān),、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等部分組成,。
(一)秘密等級。秘密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)明“秘密”,、“機(jī)密”,、“絕密”和保密期限。其中,，“絕密”,、“機(jī)密”公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。
(二)緊急程度,。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”,、“急件”。
(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,。應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱,；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前,。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識和橫線用紅色印刷,，稱文件紅頭。
(四)發(fā)文字號,。包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字,、年份、序號,。聯(lián)合行文,，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。
學(xué)院黨委文件字號主要有“哈技師院黨〔20××〕×號”,、“哈技師黨辦〔20××〕×號”,、“哈技師黨函〔20××〕×號”。
學(xué)院行政文件字號主要有“哈技師院〔20××〕×號”,、“哈技師院辦〔20××〕×號”,、“哈技師院函〔20××〕×號”。
學(xué)院會議紀(jì)要字號只編順序號,，標(biāo)注為“〔20××〕第×號”,。
(五)簽發(fā)人。上報的公文,，應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名,。學(xué)院黨委上報局黨委和其他上級機(jī)關(guān)的文件，由學(xué)院黨委書記簽發(fā),；學(xué)院上報局和其他上級機(jī)關(guān)的文件,，交分管領(lǐng)導(dǎo)會簽后,，由院長簽發(fā)。
(六)標(biāo)題,。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文主要內(nèi)容,，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類,。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,，一般不用標(biāo)點符號,。紅頭文件的標(biāo)題可以省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。
(七)主送機(jī)關(guān),。指公文的主要受理機(jī)關(guān),，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,。學(xué)院普發(fā)公文的主送機(jī)關(guān)統(tǒng)稱為“各處（室）,、系（部）”。各單位上報學(xué)院文件,，報“哈爾濱技師學(xué)院”,。
(八)正文。指公文主體,，敘述公文主要內(nèi)容,，要求情況確鑿，言簡意賅,。
(九)附件,。指為正文作補(bǔ)充說明或印證參考的材料。公文如有附件,，應(yīng)當(dāng)在正文之后成文日期之前注明附件順序和名稱,，并與正文一并裝訂，較長的可以單獨裝訂,，但要在附件標(biāo)題左上方注明與正文的順序關(guān)系,。
(十)成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn),。會議通過的文件，應(yīng)注明會議名稱和通過日期,。成文日期一律用漢字,，不用阿拉伯?dāng)?shù)碼，用3號仿宋體字順序?qū)懨髂?、月,、日,，零寫?ldquo;○”。
(十一)印章,。公文除會議紀(jì)要外,，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章,；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章,，主辦部門印章在左,。
(十二)附注。公文如有附注（需要說明的其他事項）,，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注,。“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(十三)主題詞,。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞,。主題詞主要從中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的公文主題詞表中選用,。上報的文件,，應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
(十四)抄送機(jī)關(guān),。指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),。應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,。
（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,。印在文件末頁倒數(shù)第二行，印發(fā)日期一般為送印日期,。學(xué)院黨政公文印發(fā)機(jī)關(guān)分別統(tǒng)一為“中共哈爾濱技師學(xué)院委員會辦公室”,、“哈爾濱技師學(xué)院辦公室”。
（十六）公文應(yīng)注明主辦單位,、校對,、印數(shù)，印在文件末頁最后一行,。
（十七）公文文字從左至右橫寫,、橫排。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（
（十八）會議紀(jì)要，眉首占首頁的五分之一,，年號和會議順序號印在橫線中央的上面,。報送、發(fā)送欄設(shè)在紀(jì)要末頁下端,，對上級機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人用報送,，對學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和所屬各部門各單位用發(fā)送。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間置于紀(jì)要末頁倒數(shù)第二行,。主辦單位,、校對、印數(shù)置于紀(jì)要末頁最后一行,。
第十條 公文各組成部分的其他標(biāo)識規(guī)則,，可參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,。
第十一條 以學(xué)院名義發(fā)出的公文首頁一律使用學(xué)院統(tǒng)一印制的文件紅頭紙,。學(xué)院各單位向?qū)W院報送公文或相互行文，首頁采用印有“哈爾濱技師學(xué)院”字樣便箋紙,。學(xué)院文件紅頭的主要種類和適用范圍：
（一）“中共哈爾濱技師學(xué)院委員會文件”,，其文號為“哈技師黨〔20××〕×號”。主要用于學(xué)院黨委的重要工作布置和重要事項通知,；學(xué)院黨群系統(tǒng)重要人事任免,；向上級請示、報告重要工作,；批轉(zhuǎn)（復(fù)）各黨（總）支部和黨群各部門的重要報告,、請示；轉(zhuǎn)達(dá)上級機(jī)關(guān)的重要行文等,，由學(xué)院黨委書記或副書記簽發(fā),。
（二）“中共哈爾濱技師學(xué)院委員會辦公室文件”，其文號為“哈技師黨辦〔20××〕×號”,。主要是根據(jù)學(xué)院黨委領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán),，傳達(dá)或代表學(xué)院黨委發(fā)布某些事項，或發(fā)布黨辦職權(quán)范圍內(nèi)的事項,，如布置某項黨務(wù)工作,，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的公文等,。由學(xué)院黨委領(lǐng)導(dǎo)或黨辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。
（三）“哈爾濱技師學(xué)院文件”，其文號為“哈技師院〔20××〕×號”,。主要用于學(xué)院重要工作布置,，重大決策和重要決定；下達(dá)學(xué)院的綜合計劃；印發(fā)學(xué)院發(fā)展規(guī)劃,；明確機(jī)構(gòu)設(shè)置及重要人事任免,；向上級請示、報告重要工作,；學(xué)院行政,、教學(xué)、科技等方面的對外聯(lián)系及其它重要事項的通知,；制定學(xué)院內(nèi)各項規(guī)章,；批轉(zhuǎn)（復(fù)）各部門的重要報告、請示,；轉(zhuǎn)達(dá)上級機(jī)關(guān)重要行文等,。由學(xué)院正副院長簽發(fā)。
（四）“哈爾濱技師學(xué)院辦公室文件”,，其文號為“哈技師院辦〔20××〕×號”,。主要用于根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)或?qū)W院辦公會決定，傳達(dá)或代表學(xué)院發(fā)布某些事項,。如成立或調(diào)整專項工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員,；布置某項行政工作；轉(zhuǎn)發(fā)上級文件和領(lǐng)導(dǎo)講話,，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的公文,；公布領(lǐng)導(dǎo)同志分工；發(fā)布院辦職權(quán)范圍內(nèi)的事項等,。由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或院辦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。
（五）“哈爾濱技師學(xué)院會議紀(jì)要”，主要是根據(jù)會議紀(jì)錄,、會議文件和會議有關(guān)活動,，用于記載和傳達(dá)有關(guān)會議情況及會議決定的有關(guān)事項，由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或主持會議的主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。
（六）哈爾濱技師學(xué)院函件,，用“哈爾濱技師學(xué)院文件”版頭。主要是學(xué)院與對外平行單位或不相隸屬單位商洽工作,、詢問答復(fù)問題使用的一種公務(wù)信件,。由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
學(xué)院黨政各單位要劃清上述文號的行文范圍,，準(zhǔn)確選用文號,；要克服不管大小事情都使用學(xué)院黨委文號和學(xué)院行政文號的不正確做法，搞好文號分流,；要重視發(fā)揮黨政辦文號的作用,，形成權(quán)威性,。文號的選用，由黨辦或院辦負(fù)責(zé)審核把關(guān),，并主動與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門磋商,，最后由黨政辦確定。
第四章 行文規(guī)則
第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,，注重效用,。凡是可以用電話、協(xié)商等方式解決的問題不印發(fā)文件,。凡是可以用黨辦,、院辦文件解決的問題，不印發(fā)學(xué)院文件,；可以用白頭文件解決的問題,，不印發(fā)正式文件。
第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,，一般不得越級請示和報告,。
第十四條 除黨政辦外，學(xué)院下屬各單位不得以各單位名義印制紅頭文件紙,，對校內(nèi)外正式發(fā)文,。確有重要事項行文的,，可使用印有“哈爾濱技師學(xué)院”字樣便箋紙,，在各自職權(quán)范圍內(nèi)互相行文。各部門之間可以通過電話,、面談解決問題的,，盡量不要行文。須經(jīng)學(xué)院審批的事項,，經(jīng)同意也可以由部門行文,，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)學(xué)院同意。學(xué)院各職能部門所發(fā)的重要公文,，應(yīng)當(dāng)同時抄送黨辦或院辦,、主管院領(lǐng)導(dǎo)。
第十五條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文,。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
第十六條 “請示”應(yīng)當(dāng)一事一文,，言簡意賅,；一般只寫一個主送單位，如需要同時報雙重領(lǐng)導(dǎo)單位,，應(yīng)當(dāng)用抄報形式,，但不得同時抄送下級單位。除學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)直接交辦事項外，“請示”不得直接送給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)者個人,，更不要同時報送幾位領(lǐng)導(dǎo)同志,。除直接交辦的事宜外，院領(lǐng)導(dǎo)一般不直接收取各部門的請示或報告,。
各單位向?qū)W院黨委和學(xué)院請示或報告須以文件形式上報,。否則，學(xué)院黨委和學(xué)院不予受理,。報送學(xué)院黨政的請示,、報告、簡報各送2份,，由黨政辦負(fù)責(zé)分送,。
“報告”中不得夾帶請示事項。
第五章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程,，包括草擬,、審核、簽發(fā),、復(fù)核,、繕印、用印,、登記,、分發(fā)等程序。
第十八條 學(xué)院的文件一般由黨辦,、院辦草擬,，內(nèi)容涉及職能部門工作的，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)草擬,。進(jìn)行發(fā)文辦理時,，應(yīng)當(dāng)事先填寫標(biāo)準(zhǔn)紅頭“哈爾濱技師學(xué)院發(fā)文紙”。
第十九條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
(一)符合國家法律,、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示,、學(xué)院有關(guān)規(guī)定，完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖,，并同現(xiàn)行有關(guān)公文內(nèi)容相銜接,。前后發(fā)文的內(nèi)容不能互相矛盾，如有矛盾應(yīng)說明以哪個文件為準(zhǔn),，并明確其它文件有矛盾的內(nèi)容同時廢止,；下級發(fā)文不能違反上級發(fā)文的有關(guān)規(guī)定。
(二)情況確實,，觀點明確,，表述準(zhǔn)確,，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚,，直述不曲,，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確,，篇幅力求簡短。涂改過多的要重新抄寫,。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的,、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名,、地名,、數(shù)字、引文準(zhǔn)確,。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義,。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年,、月、日,。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),，第一層為“一,、”,、第二層為“（一）”、第三層為“1.”,、第四層為“（1）”,。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱,。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名,。
(九)公文中的數(shù)字,，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞,、詞組,、慣用詞,、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼,。
第二十條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商,，取得一致意見后方可行文；如有分歧,，主辦部門可以列明各方理據(jù),，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定,。
第二十一條 學(xué)院黨委和學(xué)院行政的發(fā)文,，主辦單位應(yīng)將文稿交本單位領(lǐng)導(dǎo)核稿，并送有關(guān)部門會簽后,，對口送黨政辦核稿,；學(xué)院黨委和學(xué)院行政上報或下發(fā)的重要文件分別由黨政辦負(fù)責(zé)人核稿，再送學(xué)院黨委領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W院行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。核稿的重點：是否確需行文,，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等,。
黨辦或院辦復(fù)核由部門所草擬、以學(xué)院名義發(fā)出的文件,，一般只作文字上必須的少量修改,，必要時可作內(nèi)容上適當(dāng)調(diào)整或要求有關(guān)部門修改后再送審。
稿面不潔,、字跡潦草,、涂改勾劃較亂未經(jīng)打印的送審文稿概不受理。領(lǐng)導(dǎo)修改較多的文稿,，由擬稿部門清稿（須將原稿附后）,。
第二十二條 公文由本單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件必須由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。凡須會簽的文件必須由會簽單位負(fù)責(zé)人簽署意見,，不能讓他人代簽。
第二十三條 公文送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,，黨政辦負(fù)責(zé)人應(yīng)先進(jìn)行審核,。由職能部門草擬的公文，應(yīng)由擬文部門打印,、校對,，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人先進(jìn)行審核后連同電子文檔對口送黨政辦審核,。部門負(fù)責(zé)人未審核簽字的，不得送辦公室,。未經(jīng)辦公室審核的文稿,，不得送院領(lǐng)導(dǎo)審簽。
公文經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,，由黨政辦排版,、編號送文印室印制、裝訂后,，對口送黨政辦蓋章,、登記、分發(fā),。公文正式印制前,，黨政辦應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核重點是：審批,、簽發(fā)手續(xù)是否完備,，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范等,。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審,。
第六章 收文辦理
第二十四條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,，一般包括簽收、登記,、審核,、擬辦、批辦,、承辦,、催辦等程序。
學(xué)院收文辦理分校外來文收辦和校內(nèi)公文收辦兩種,。
第二十五條 院外來文收辦
(一)院外公文,，由機(jī)要保密員收取，并登記編號,，附收文處理單，分送黨政辦主任提出擬辦意見送各有關(guān)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示,，黨政辦傳達(dá)批示,，將文件發(fā)送承辦部門處理。如遇需急辦的公文,，黨政辦先行復(fù)印送承辦部門處理,，原件留校領(lǐng)導(dǎo)傳閱,。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時限,。
(二)承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,，不得延誤、推諉,。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明,。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)立即退回黨辦或院辦并說明理由,。
第二十六條 院內(nèi)公文收辦
院內(nèi)公文收辦指學(xué)院各單位向?qū)W院黨政報送的公文（報告、請示或意見等）的辦理過程,。
(一)學(xué)院各單位向?qū)W院黨政報送的公文,，應(yīng)先在黨辦或院辦履行登記手續(xù)，填寫“ 哈爾濱技師學(xué)院內(nèi)部文件處理箋”,，由黨辦或院辦送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽批,，不得直接送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)本人。
(二)屬于學(xué)院各單位職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,，各單位應(yīng)當(dāng)直接交職能部門處理,。如需學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，按本條(一)項規(guī)定辦理,。
(三)黨政辦收到需要辦理的校內(nèi)公文,，應(yīng)首先進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本部門辦理,；內(nèi)容是否符合學(xué)院有關(guān)規(guī)定,；涉及其他部門的事項是否已協(xié)商、會簽,；不符合上報規(guī)定的應(yīng)當(dāng)及時退回上報單位并說明理由,。
(四)黨政辦須及時將領(lǐng)導(dǎo)批示的公文反饋給有關(guān)部門，并督促辦理,。承辦的職能部門收到需要處理的公文后,，應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤,、推諉,。
(五)黨政辦應(yīng)在七個工作日內(nèi)完成院內(nèi)公文的辦理。
第二十七條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項,，主辦單位要主動與有關(guān)單位協(xié)商,、會簽。上報的公文,，如有關(guān)方面意見不一致,，應(yīng)當(dāng)如實反映,。
第二十八條 審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,，并寫上姓名和審批時間,。其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的,，圈閱表示已閱知,。
學(xué)院黨政公文，凡需傳閱的,，由黨政辦對口分送領(lǐng)導(dǎo)閱示或有關(guān)業(yè)務(wù)部門閱傳,，閱畢后應(yīng)當(dāng)及時退回辦公室，不得橫傳,；凡需辦理的公文,，由黨辦或院辦根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，送領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理,。緊急公文,，應(yīng)提出辦理時限。
第二十九條 送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的公文,，黨政辦要負(fù)責(zé)催辦,，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦,，一般公文定期催辦,。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況,。承辦單位要主動及時地向黨辦或院辦反饋公文辦理情況,。上級限時要求上報辦理情況的，承辦部門要提前三天或按時間擬好上報文稿,，送黨辦或院辦核稿送簽印送,。應(yīng)由幾個部門共同處理的問題，黨辦或院辦可根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的意見指定主辦單位負(fù)責(zé)會同有關(guān)部門研究辦理,。
第七章 公文歸檔
第三十條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《高等學(xué)院檔案工作規(guī)范》和學(xué)院的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿,、正本和有關(guān)材料整理（立卷）,、歸檔。立卷歸檔工作應(yīng)在學(xué)院檔案管理部門指導(dǎo)下進(jìn)行,。
單位及個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸擋的公文,。
第三十一條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系,、特征和保存價值等整理（立卷）,，要保證歸檔公文齊全、完整,，能正確反映本單位的主要工作情況,，便于保管和利用。
第三十二條 代表學(xué)院外出參加重要會議后,，應(yīng)將會議文件,、資料交黨辦、院辦立卷,、歸檔,。
第三十三條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交,。
第三十四條 草擬,、修改和簽批公文，用筆用墨用紙必須符合存檔要求,，應(yīng)使用鋼筆或毛筆,，也可用電腦打印（用紙一般用A4型）,，不準(zhǔn)用圓珠筆,、鉛筆，不得在文稿裝訂線外書寫,。
第八章 公文管理
第三十五條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā),、審核、用印,、歸檔和銷毀,。
第三十六條 上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密和說明不準(zhǔn)翻印的以外,，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或者黨辦,、院辦主任批準(zhǔn)，可以翻印,、復(fù)印,、轉(zhuǎn)發(fā)，按正式文件管理,。上級機(jī)關(guān)的秘密公文,，翻印時應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期,、份數(shù)和印發(fā)范圍,，并按秘密文件管理。
第三十七條 公開發(fā)布學(xué)院公文，必須經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn),。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第三十八條 公文簽發(fā)后,，主辦單位負(fù)責(zé)校對,，文印部門負(fù)責(zé)印制，機(jī)要部門負(fù)責(zé)用印,，最后由文秘部門核閱送發(fā),。
第三十九條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章,，視同正式文件妥善保管,。
第四十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力,；公文被廢止,，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文,，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),，可以銷毀。銷毀秘密公文,，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失,，不漏銷,。
第四十二條 部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理,。機(jī)關(guān)撤銷時,，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,，應(yīng)當(dāng)將本人暫存,、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退,。
第四十三條 借閱文件必須辦理借閱登記手續(xù),，在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人,。要保持文件的整潔和完整性,，不得在文件上眉批、劃圈,、劃線和抽頁,。
第九章 附則
第四十四條 本辦法適用于學(xué)院黨委和行政公文,，自
第四十五條 本辦法由學(xué)院黨政辦負(fù)責(zé)解釋。